Med ord som finanskrise og globalisering i baghovedet, er det mere relevant end nogensinde før at gennemgå virksomhedens procedurer for bestilling, betaling og leverance af varer – både i forhold til kunder og leverandører.
Der kan være ganske mange penge at spare ved at overgå fra en klassisk, papirbaseret løsning til en moderne, automatiseret, elektronisk proces. Papirløsningen er krævende både i menneskelige ressourcer (udskrift, pakning, frankering, etc.) og i materialer (toner, papir, kuverter, porto) mens den elektroniske proces typisk kun koster i opstartsgebyr (opsætning) og et fast, lille gebyr pr. dokument i forsendelse. Alle hænder, som tidligere var beskæftiget med forsendelsen af dokumenter, bliver frigivet til at fokusere på jeres kernekompetencer som virksomhed.
Men på trods af fordelene:
- Lavere omkostninger
- Bedre overblik
- Automatiseret proces
.. er der stadig en del virksomheder, som ikke er hoppet med på vognen, måske fordi man har hørt om problemer med overgangen til den elektroniske process:
- Inkompatibilitet ift. leverandører/kunder
- Uigennemskuelige forsendelsesprocesser
- Besværligheder med at finde historiske dokumenter
Disse tre punkter gøres uvæsentlige med BusinessDocuments. Her har du altid mulighed for:
- at indlæse dine dokumenter i det format, du har behov for
- at specificere det format, din kunde eller leverandør skal modtage dine dokumenter i
- at se status for dine dokumenter – er det modtaget og/eller læst?
- at finde alle de dokumenter, du har modtaget og sendt – uanset hvor du befinder dig i verden
Hvis din leverandør fx gerne vil sende dig fakturaer i EDIFACT-format, men dit økonomisystem kun forstår OIOXML ville et klassisk løsningsscenarie typisk omfatte en dyr implementering hos enten dig eller leverandøren – men ikke her: Du kommer typisk kun til at betale for adgangen til den specialkonverter, du skal bruge.
Hvis du opretter en konto på BusinessDocuments.dk og får din leverandør til at sende dine elektroniske dokumenter direkte til denne, kan du med et snuptag hente dine dokumenter ud i det ønskede format. Og har du fem leverandører, der sender til dig i fem forskellige formater opnår du yderligere den fordel, at du modtager alle dine dokumenter fra en enkelt kilde.
For at gøre det hele endnu nemmere for dig, tilbyder BusinessDocuments en mulighed for automatisk hentning (og afsendelse). Så ligger dine dokumenter altid klar til indlæsning i dit økonomiprogram et ganske kort øjeblik efter de er modtaget.
Og får du smidt et dokument væk – så er det blot at gå ind på BusinessDocuments.dk, søge efter dokumentet og gemme eller printe det igen.
Du kan selvfølgelig også sende dine udadgående fakturaer igennem os – enten internt i systemet, via VANS eller via email. Antallet af tilgængelige forsendelsesformer stiger naturligvis i takt med udviklingen. Fx lancerer vi indenfor den nærmeste fremtid også mulighed for forsendelse via NemHandel. Fælles for alle metoder er, at du har samlet alt på et sted.
Svaret på det indledende spørgsmål ”Hvorfor benytte BusinessDocuments?” er:
Fordi du kan spare penge og besvær!
| 
